Assistant(e) administratif et commercial du laboratoire

Assistant(e) administratif et commercial du laboratoire

 

Missions :

Faciliter et assister le travail du laboratoire Terres Inovia dans la production de données d’analyse en graines, tourteaux et huile d’oléoprotéagineux.

En particulier :

• assurer la relation avec les fournisseurs
• assurer la relation avec les clients (externes et internes) du laboratoire en visant la satisfaction client
• contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité
• faciliter voire contribuer à la production de données

 

Missions spécifiques :

• Constituer un réseau de fournisseurs adaptés au besoin du laboratoire en lien avec les techniciens et les référencer.

• Sur la base des informations fournies par les techniciens, demander les devis, enregistrer et passer les commandes, suivre la réception des commandes et leur conformité et enregistrer les factures fournisseurs.

• Evaluer régulièrement (en lien avec les techniciens) les fournisseurs sur les aspects commerciaux et techniques. 

• Assurer une assistance sur la gestion administrative des fournisseurs de la SCI propriétaire des locaux du laboratoire.

• Participer au système qualité du laboratoire (révision documentaire, suivi des procédures, assistance bureautique).

• Préciser les demandes clients en étant à l’écoute (approfondir les attentes du client, l’orienter vers les méthodes les plus appropriées, détecter d’éventuels oublis dans ses demandes).

• En lien avec le coordinateur des analyses, s’assurer de la faisabilité des demandes (technique, délai) et répondre au client (établir un devis, réorienter si besoin, …).

• Enregistrer les demandes d’analyses et éditer / mettre à jour les outils de suivi des essais.

• Réceptionner et enregistrer les échantillons arrivant au laboratoire en s’assurant de leur conformité par rapport aux exigences des référentiels, si besoin.

• Participer, selon l’activité, à des activités analytiques ou préparatoires aux analyses réalisées par les techniciens.

• Tenir à jour les bases de données de suivi échantillons, demandes, contacts.

• Editer les rapports d’analyses et envoyer les résultats approuvés aux clients en s'assurant auparavant de la conformité par rapport à la demande (délai, analyse demandée) et par rapport aux exigences qualité (mise en forme des résultats, exactitude des références échantillons, approbation).

• Assurer le lien et suivi avec le client (expédition échantillons, avancée des analyses, fourniture des résultats, évènements à noter, …).

• Etablir les factures de prestations payantes et les envoyer au client après réalisation des analyses.

• Assurer un suivi régulier de la facturation client en lien avec la comptabilité centrale.

• Recueillir les retours clients et formaliser les réclamations s’il y en a.

• Suivre et évaluer par des enquêtes la satisfaction clients.

• Assurer (en lien avec les collègues du site) la gestion du courrier (envoi et réception) et la gestion des fournitures.

• Animer la communication interne Terres Inovia sur l’activité du laboratoire et participer à la création de visuels de communication externe.

Compétences principales requises :

• Relationnel commercial (clients et fournisseurs)
• Esprit de synthèse et capacité à organiser efficacement son travail en lien avec les priorités collectives.
• Esprit d’équipe.
• Rigueur et respect des procédures.
• Informatique appliquée à la bureautique et d’entreprise (ERP/LIMS).
• Capacité à communiquer, de façon écrite ou orale, en français ou anglais.
• Curiosité et appétence pour la technique.

Formation :

BAC+2 en gestion/administration.
Double compétence administrative / technique agroalimentaire serait un atout.

Expériences requise (durée, nature…) :

Première expérience réussie (3 ans) dans le domaine de l’administration/gestion.
La connaissance du monde de laboratoire, idéalement accrédité sous référentiel ISO 17025, et/ou la connaissance de techniques analytiques en agroalimentaire seront des atouts

Poste basé à Ardon, proche Orléans, Loiret (45)

 

Candidature à envoyer à : v.jauvion@terresinovia.fr